Když jde o používání diáře, existují mezi námi dva tábory. Ten první nedá dopustit na samolepky, barevné zvýrazňovače a razítka. Takovým nadšencům nedělá problém nosit si pořádnou výbavu všude s sebou. Vyžívají se v tom a je to jejich způsob relaxace.

Pak tu je druhá skupina. Ti, kteří diář považují zejména za funkční nástroj a zdobení jim spíše odvádí pozornost od úkolů a povinností. Nevyznají se v diáři, pokud tam mají velké množství nálepek. Nebo pod palbou malovaných obrázků nemají místo na zapsání poznámek.

Pátrala jsem po tom, jaké výhody má takové minimalistické plánování a jestli je cestou vyšší produktivity právě střídmost. A níže máte 6 důvodů k zamyšlení.

Šest důvodů, proč jednoduchost vládne světu

1. Ušetříte čas, spoustu času!

Zdobení diáře zabere poměrně dost času. Zvlášť, pokud má nějak vypadat a chcete udržet vkusný styl dekorování. Ne každý na to má čas a vlastně ani chuť. Mnoho z nás je mnohdy rádo, že zvládne vůbec danou aktivitu vůbec napsat!

2. Soustředíte se jen na to podstatné

Další podstatná věc. Nic vás nerozptyluje. Máte okamžitě přehled ve svých plánech, cílech a prioritách. Jakmile otevřete diář, hned víte, co vás čeká. Pokud tedy máte pocit, že se vlastně ve svém diáři někdy ztrácíte, zkuste prostě jít trochu střídmější cestou.

3. Máte dost místa na všechny poznámky

Diář by měl být především funkční. Měl by mít dostatek místa na všechny úkoly, povinnosti i aktivity s přáteli. Pokud to ale se zdobením přeženete, na samotný text už moc prostoru nezbyde a hlavní podstata diáře se vytrácí.

4. Nemusíte s sebou tahat celý kufřík doplňků

Těm, kteří vyznávají v plánování jednoduchost, stačí kolikrát jedno pero, dva zvýrazňovače a aršík samolepek. Je to svým způsobem velmi osvobozující a můžete si tak celý „plánovací svět“ vzít kamkoliv!

5. Bez obav otevřete diář i na seriózní pracovní schůzce

Některé „načančané“ diáře jsou pěkná divočina. A ruku na srdce, to se na seriózní pracovní jednání nehodí. Jen ta představa, že vytáhnete diář, zapíšete si termín podepsání důležitých smluv a z diáře se bude na upjatého pána v obleku usmívat odpadkový koš s očičkama, je přinejmenším úsměvná.

6. Nemusíte přemýšlet nad tím, zda vám to ladí

Když jsem se pídila, proč lidé dávají přednost jednoduchému stylu plánování, mnoho z nich bojovalo s tím, že nemá na dekorování vlohy. Nedokážou vkusně zkombinovat samolepky a jsou z toho akorát pak rozladění. Tak raději papírové dekorace nepoužívají. Anebo jen zlehka.

Tajný kód do velké úkolové soutěže: 88730

Čtyři drobností, které potěší

I ti, kteří při plánování nepotřebují věcí, si u nás přijdou na své. Vybrali jsme čtyři drobnosti, které vás na cestě v jednoduchém plánování podpoří a dají prostor vyniknout tomu, co je pro vás důležité.

1. Jednoduché černobílé samolepky s mnoha texty najdete v sekci Samolepky do diáře
2. Gumovatelné zvýrazňovače v sytých i pastelových barvách pro lepší přehlednost
3. Barevné samolepky color coding hledejte v podkategorii Samolepkové aršíky
4. Post-it bločky jsou vhodné na drobné denní úkoly. Jakmile máte splněno, šup s tím pryč.

I jednoduchý stolní plánovač boduje

Pokud diář nepoužíváte, můžete zkusit jednoduchý týdenní stolní plánovač. Zrovna jeden pro vás máme volně ke stažení zdarma. Pomůže udržet přehled ve vašich plánech.

Zkrátka zkoušejte, co vám při plánování vyhovuje nejvíce. Každý má cestu jinou. Jeden dokáže nádherně skloubit funkčnost s estetičností a dekorování mu přináší obrovskou radost. A jinému třeba ani papír nesedí a raději sáhne po kvalitní plánovací aplikaci. I to je nakonec úplně v pořádku.

Značka Life Designer přišla před několika dny s novinkou – diářem Life Designer Uni. A protože máme (my holky z Fleppi) tuto značku moc rády, hned nás zajímalo, co je ten Uni diář zač, v čem je výjimečný a proč stojí za pozornost každé planner milovnice. Toto nám o něm prozradila Hanka Humlová, jeho autorka a jedna ze dvou tváří a duší této značky?

Určitě to znáte. Máte v životě několik rolí nebo projektů, kterým se chcete věnovat, ale ať se snažíte sebevíc, nedaří se vám udržovat je zároveň tak, abyste byli se všemi spokojení. Pro mě byla organizace mých paralelních projektů náročná už na vysoké škole, kdy jsem během studia pracovala, snažila se mít nějaký společenský život i koníčky… Teď, když jsem máma a podnikám, a měla bych se starat o domácnost a někdy i o sebe, tenhle problém pociťuji o to víc.

Kalendárium Uni zpřehlední vaše úkoly a aktivity

Když jsme vytvářely první diář Busy, vycházely jsme z rozložení diáře, které jsem znaly a snažily jsme se ho pouze vylepšit tak, aby bylo přehlednější a plánování s ním efektivnější. Já jsem ale po nějaké době zjistila, že mnohem víc než plánování času, potřebuji zpřehlednit plánování úkolů a aktivit – ne podle toho, kdy je budu dělat, ale tak, abych každý den věnovala pozornost každé své roli – máma, podnikatelka, hospodyně, kuchařka…. Proto jsme vytvořily kalendárium Uni, které se dívá na týden jinak. Dny jsou v řádcích a každý den je rozdělený do šesti sloupců – a den tedy do okýnek s pěti řádky. Tyto sloupce si můžete nadepsat podle sebe a vytvořit si tak diář přesně podle svých rolí, projektů, zájmů, … zkrátka vašich potřeb.

Já osobně využiji dva sloupce pro plánování času mého a mého muže, jeden sloupec pro práci, jeden pro aktivity s dětmi, dále domácnost, jeden pro plánování jídla. Myslím, že člověk neunikne ani tomu, že se každý den zaměří spíš na jednu nebo dvě oblasti. Proto plánuji označit si každý den oblast, na kterou se budu soustředit, a budu se snažit, aby byl můj týden i v tomto ohledu vyvážený.

UNIverzální rozložení pro každého

Toto je ale rozložení, které bude vyhovovat mně (a když nebude, můžu ho upravit). Výhodou tohoto rozložení je, že je UNIverzální 😉 Někdo může hledat rovnováhu mezi prací a vzděláním, tak jako dřív já… Některé mámy můžou sloupce využívat ke sledování aktivit celé rodiny… někdo si oblíbil plánování v časových úsecích “dopoledne, odpoledne, večer”… a rozhodně bych neopomněla ani sportovce, kteří si můžou plánovat stravu i tréninky. Čáry mezi sloupci jsme navíc udělaly tak světlé, aby vám nepřekážely, pokud si budete chtít vést diář spíš jako deník a budete chtít využívat řádky přes celou stránku.

Takto jsem vám v krátkosti představila naši novinku. Líbí se vám? Máte zájem začít svůj čas řídit trochu jinak? Společně s Fleppi pro vás navíc chystáme soutěž, ve které budete moci náš UNI diář vyhrát 🙂 Soutěž najdete už brzy na instagramu @fleppi.cz.

K něčemu se vám přiznám. Jsou týdny, kdy nezapíšu do diáře ani čárku. Prostě to držím v hlavě a mám pocit, že takhle je to v pořádku. Není nic výjimečného, že se mi v takových dnech něco z hlavy vypaří.  Kdo by to byl čekal, že? Jenže jak plánovat více efektivně.

Proto mě zaujala myšlenka, kterou mi jednou podsunula Lucka. Co takhle tomu dát trochu řád a namísto nárazového zapisování si vytvořit plánovací rutiny. Chválila si je, že jí moc pomáhají v tom být produktivnější. Stihne toho daleko více. A to mě zaujalo.

Rutina je aktivita, která se neustále opakuje a pomáhá nám, aby byly dny předvídatelnější a hladce plynuly. Může to být budíček ve stejný čas či umývání zubů. Jakmile se do ní dostaneme, stane se naší přirozenou součástí. Plánovací rutina pak představuje jakýsi opakující sled činnosti při plánování, který nám do života přinese klid a řád.

Proč využívat plánovací rutinu?

Můžete mít sebelepší diář se skvělými náplněmi, ale pokud ho neumíte efektivně využívat, je vám k ničemu. Plánovací rutina vám oproti tomu pomůže využít plný potenciál vašeho plánovače a získat z každého dne to nejlepší. Pokud máte pocit, že vám dny jen tak proplouvají mezi prsty, právě rutiny by vás z této letargie mohly vytrhnout.

Výhody plánovací rutiny

•         Sledování úkolů a plánů se zdá být hračkou.
•         Nemůže se mi stát, že bych něco úplně zazdila.
•         Budu se lépe koncentrovat na danou činnost.
•         Konec horečného přemýšlení, co všechno ještě musím zvládnout.
•         Stihnu mnoho věcí za méně času a zbyde mi více čas na sebe a rodinu.

Trochu rutiny nikoho nezabilo, právě naopak

Jak mohou takové plánovací rutiny vypadat? Můžeme si je rozčlenit do čtyř kategorií:

1.   Plánování na začátku měsíce
2.   Plánování na začátku týdne
3.   Plánování den předem – Večerní plánování
4.   Plánování na začátku dne

Velké plány na začátku měsíce

Nový měsíc, čistý list. Začátek měsíce nabádá k tomu ohlédnout se za tím předchozím. Prohlédněte si plány, které jste si zaznamenali v měsíčním přehledu i týdenním kalendáriu. Kontrolujte, zda jste splnili stanovené cíle a naplánujte si nové na další měsíc. Volte je tak, aby odpovídaly vašim dlouhodobým plánům. Následně můžete vyplnit i pevně stanovené události na nadcházející měsíc – narozeniny, dovolené, prázdniny, směny v práci či lékařské prohlídky. Pro zpříjemnění a oživení prázdných stránek použijte i samolepky.

Samotnou kapitolou pak je TO DO list. I ten si zaslouží revizi a doplnění o nové úkoly. Pokud se vám předcházející měsíc nepodařilo moc kolonek odškrtnout, zkuste se zamyslet, co udělat tentokrát jinak, aby to bylo lepší.

Týdenní plánování

To je taková ta chvíle v neděli večer, kdy si nalijete skleničku vína a přemýšlíte, co vás čeká následující týden. V první řadě se podívejte, co už máte v diáři zapsané. Pokud už teď víte o další aktivitě či úkolu, doplňte je do týdenního kalendária. A zvýrazněte, pokud využíváte barevné kódování. Pokud si zatím nejste jistí, jestli se daná činnost uskuteční, můžete si ji zapsat tužkou, gumovací propiskou či na post-it štítek a přilípnout k danému dni.

Stejně jako na začátku měsíce, ani tentokrát nezapomeňte na úkoly bez jasně stanoveného deadlinu. Abyste se z přehršle úkolů zbytečně nestresovali, zkuste si je rozčlenit do kategorií a udělat si třeba TO DO list pracovních/školních záležitostí, záliby či vedení domácnosti. Pomůže vám to najít harmonii v jednotlivých oblastech vašeho života.

Den předem

Pro hladší start každého dne je dobré se připravit předem. Každý večer si proto udělejte krátkou desetiminutovku, podívejte se, zda jste dnes vše splnili a sepište plány na následující den. Někomu vyhovuje si k dané činnosti zapsat i časový odhad. Množství úkolů jistě za chvíli odhadnete. Netrapte se, když nestihnete všechno. Vezměte to jako ponaučení a příště si to zkuste naplánovat lépe.

Večer můžete chvíli věnovat i deníku vděčnosti. Sepište si k uplynulému dnu v kalendáriu či přímo do deníku tomu určenému, co se vám podařilo. Transformujete svou mysl z negativních myšlenek „tolik jsem toho nestihla“ na pozitivní stranu „tolik krásného se událo“.

Na začátku dne

A pak už je tu nové ráno. Jakmile usednete ke stolu, otevřete svůj diář a připomeňte si, co vás čeká. A začněte tím největším úkolem. Ze startu má člověk obvykle nejvíce energie a nejlépe se koncentruje na práci, tak to využijte ke svému prospěchu. A poté v úkolech postupujte podle priorit. Ani se nenadějete a všechno bude brzy hotovo.

A to je, prosím pěkně, kouzlo plánovacích rutin. Jakmile se vám tyto „schůzky s diářem“ vryjí pod kůži, budete je mít naprosto zautomatizované. Vaše dny budou plynout poklidněji a budete se cítit daleko vyrovnanější a spokojenější. Přesně takhle totiž plánují úspěšní lidé, nad kterými žasnete, kolik toho zvládají. Chce to zkrátka dobrý time management.