Podlehněte kouzlu plánovací rutiny

K něčemu se vám přiznám. Jsou týdny, kdy nezapíšu do diáře ani čárku. Prostě to držím v hlavě a mám pocit, že takhle je to v pořádku. Není nic výjimečného, že se mi v takových dnech něco z hlavy vypaří.  Kdo by to byl čekal, že? Jenže jak plánovat více efektivně.

Proto mě zaujala myšlenka, kterou mi jednou podsunula Lucka. Co takhle tomu dát trochu řád a namísto nárazového zapisování si vytvořit plánovací rutiny. Chválila si je, že jí moc pomáhají v tom být produktivnější. Stihne toho daleko více. A to mě zaujalo.

Rutina je aktivita, která se neustále opakuje a pomáhá nám, aby byly dny předvídatelnější a hladce plynuly. Může to být budíček ve stejný čas či umývání zubů. Jakmile se do ní dostaneme, stane se naší přirozenou součástí. Plánovací rutina pak představuje jakýsi opakující sled činnosti při plánování, který nám do života přinese klid a řád.

Proč využívat plánovací rutinu?

Můžete mít sebelepší diář se skvělými náplněmi, ale pokud ho neumíte efektivně využívat, je vám k ničemu. Plánovací rutina vám oproti tomu pomůže využít plný potenciál vašeho plánovače a získat z každého dne to nejlepší. Pokud máte pocit, že vám dny jen tak proplouvají mezi prsty, právě rutiny by vás z této letargie mohly vytrhnout.

Výhody plánovací rutiny

•         Sledování úkolů a plánů se zdá být hračkou.
•         Nemůže se mi stát, že bych něco úplně zazdila.
•         Budu se lépe koncentrovat na danou činnost.
•         Konec horečného přemýšlení, co všechno ještě musím zvládnout.
•         Stihnu mnoho věcí za méně času a zbyde mi více čas na sebe a rodinu.

Trochu rutiny nikoho nezabilo, právě naopak

Jak mohou takové plánovací rutiny vypadat? Můžeme si je rozčlenit do čtyř kategorií:

1.   Plánování na začátku měsíce
2.   Plánování na začátku týdne
3.   Plánování den předem – Večerní plánování
4.   Plánování na začátku dne

Velké plány na začátku měsíce

Nový měsíc, čistý list. Začátek měsíce nabádá k tomu ohlédnout se za tím předchozím. Prohlédněte si plány, které jste si zaznamenali v měsíčním přehledu i týdenním kalendáriu. Kontrolujte, zda jste splnili stanovené cíle a naplánujte si nové na další měsíc. Volte je tak, aby odpovídaly vašim dlouhodobým plánům. Následně můžete vyplnit i pevně stanovené události na nadcházející měsíc – narozeniny, dovolené, prázdniny, směny v práci či lékařské prohlídky. Pro zpříjemnění a oživení prázdných stránek použijte i samolepky.

Samotnou kapitolou pak je TO DO list. I ten si zaslouží revizi a doplnění o nové úkoly. Pokud se vám předcházející měsíc nepodařilo moc kolonek odškrtnout, zkuste se zamyslet, co udělat tentokrát jinak, aby to bylo lepší.

Týdenní plánování

To je taková ta chvíle v neděli večer, kdy si nalijete skleničku vína a přemýšlíte, co vás čeká následující týden. V první řadě se podívejte, co už máte v diáři zapsané. Pokud už teď víte o další aktivitě či úkolu, doplňte je do týdenního kalendária. A zvýrazněte, pokud využíváte barevné kódování. Pokud si zatím nejste jistí, jestli se daná činnost uskuteční, můžete si ji zapsat tužkou, gumovací propiskou či na post-it štítek a přilípnout k danému dni.

Stejně jako na začátku měsíce, ani tentokrát nezapomeňte na úkoly bez jasně stanoveného deadlinu. Abyste se z přehršle úkolů zbytečně nestresovali, zkuste si je rozčlenit do kategorií a udělat si třeba TO DO list pracovních/školních záležitostí, záliby či vedení domácnosti. Pomůže vám to najít harmonii v jednotlivých oblastech vašeho života.

Den předem

Pro hladší start každého dne je dobré se připravit předem. Každý večer si proto udělejte krátkou desetiminutovku, podívejte se, zda jste dnes vše splnili a sepište plány na následující den. Někomu vyhovuje si k dané činnosti zapsat i časový odhad. Množství úkolů jistě za chvíli odhadnete. Netrapte se, když nestihnete všechno. Vezměte to jako ponaučení a příště si to zkuste naplánovat lépe.

Večer můžete chvíli věnovat i deníku vděčnosti. Sepište si k uplynulému dnu v kalendáriu či přímo do deníku tomu určenému, co se vám podařilo. Transformujete svou mysl z negativních myšlenek „tolik jsem toho nestihla“ na pozitivní stranu „tolik krásného se událo“.

Na začátku dne

A pak už je tu nové ráno. Jakmile usednete ke stolu, otevřete svůj diář a připomeňte si, co vás čeká. A začněte tím největším úkolem. Ze startu má člověk obvykle nejvíce energie a nejlépe se koncentruje na práci, tak to využijte ke svému prospěchu. A poté v úkolech postupujte podle priorit. Ani se nenadějete a všechno bude brzy hotovo.

A to je, prosím pěkně, kouzlo plánovacích rutin. Jakmile se vám tyto „schůzky s diářem“ vryjí pod kůži, budete je mít naprosto zautomatizované. Vaše dny budou plynout poklidněji a budete se cítit daleko vyrovnanější a spokojenější. Přesně takhle totiž plánují úspěšní lidé, nad kterými žasnete, kolik toho zvládají. Chce to zkrátka dobrý time management.